2017.03.02

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外注さんから提出された見積書を、チェックするコツ9【持論含む】

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こんにちは。ヘノブです。

最近、夜ごはんをジョナサンで食べる機会が多く、今、たまたまやっている[スマイルキャンペーン]で、立て続けにA賞とB賞とF賞が当たりました。

B賞のハンバークを頼んで、F賞の券もすかさず出してドリンクバーを頼み、デザートでA賞のあまおうパフェを頼んで・・・ジョナ戦略をフル活用して、今日もおトクに食べながらこれ書いてます(笑)

これも職業病なのかもしれませんが、クーポンとか、スタンプとか、くじ引きとかって、必ずチェックしちゃいます。どういうタイミングで出すのかなとか、全部一緒に使えるようにしてるのかなとか。ベタな戦略なのだと思いますけど、今日の私みたいにクーポンからしか選ばないって人もたくさんいると思うので、ここぞという時には企画して、リピーター戦略に役立てて頂けたらと思います。(あまおうパフェ旨い)

皆さーん、陽気に「ミツモッテ」ますか?

さて。今日は見積りについて話をします!

私たちのようなウェブ制作会社などに仕事を依頼するときに、費用がいくらか明確にしてもらうために出してもらうのが見積書です。種類としては、「相見積もり」とか、「RFPに沿った見積り」「グロス見積り」「工数見積もり」などなど、依頼された軽さ重さで色々作らせて頂いてます。

おそらく請負系のお仕事をされている方であれば一度は作ったことがあるのではないかと思いますが、面白いことに、作り方や項目は企業によって全く異なります。

制作会社だったとしても、デザインを工数で出すのか、ページ単位で出すのかも違いますし、プランニング費を頂いて、ディレクション費は含めないとか、素材収集の費用はあらかじめ見積りに入れているか、費用は算出せずお客様に準備してもらうことを前提としているのか、などなど。

見積りの金額を見て、安い!と感じても、必要なものが含まれていなれば意味がないので、あらかじめどんな項目を含めて見積もってもらいたいのか、指示を出せると良いですね。

ここではそんな見積書を正しく出してもらうために、(提出する側の人は、必要な項目を押さえて提出する為に)見積りに含まれていて欲しい内容のポイントを9つあげてみました。

見積りを制するものは、案件を制する!・・・・かどうかは知りませんが(笑)
とても重要な作業だと思っているので、詳しく書いてみることにします。

安かろう、悪かろうを判断する。

いきなり余談ですが、私はフリーランスの時に、見積りをちゃんと作れなかったせいで、大変な思いをした経験が何度かあります。

1つ目は、サイトリニューアルの見積りの際、撮影やコンテンツ制作費が含まれているか否かでトラブルになりかけました。全て含まれているものだとクライアントさんは思っていて、私はそれを外部の人に依頼していたので自分の見積りには含んでおらず、あとあと含まれていなかったんですごめんなさい。という形でご迷惑をおかけした経験。2つ目は、システム構築に関する見積りで、最初の段階で出したざっくり見積りが一人歩きしてしまい、工数に合わないだけでなく、納期にも間に合わなくなってしまうという事態を引き起こしてしまいました。

1つ言えるのは、見積書を出したのは私であり、お客様はそれで判断しただけ。全く悪くないということです。お仕事を受ける立場として、見積りはきっちり出す義務があります。

ただ、見積りを依頼された段階で詳しく決まっていないことが多かったり、制作費の対価としての見積りなので、どんな作業を含めるべきかイメージできなければ、いい見積りが作れません。しかも、生真面目に全てを並べればいいっていう訳ではない。ベストな費用対効果が求められます。

そういった点を考えると、お仕事を受ける立場として、見積もりを出すという仕事は複雑なジャッジメントを含んでいるものだとわかります。昨今では、クラウドソーシングなどで簡単に依頼も受注もできてしまう為、お客様との信頼関係の中で、ちゃんとお伝えすべきことは何か、素晴らしいサイトを誠意を持って作成できる金額はいくらなのか、その「ポリシー」を持たなければいけない。その重要な役目を担っているのが、見積書であると思います。

仕事が欲しいからといって、ざっくり「10万円」とだけ記載された見積書は、お互いのためになりません。お客様にも安心して頂ける見積書を作る、クオリティに見合った内容であること、それが制作者の義務であると思います。私たちも例外なく見積りを改善してきています。

たまに細かすぎると言われる場合もありますが、ここでしっかり話ができる会社かどうかを見極めてもらっている意味もあります。お客様が出された値段だけで依頼先を決めてしまわないよう、見積りをベースに納品物のクオリティをご説明するなど、お客様に見積りの違いを解説することもあります。

前置きが長くなりましたが、このように、取引の重要な一手となる見積書。
しっかり制作&チェックできるようにしていきましょう。

1、お互いのためを思って書かれた[前提ルール]

見積りの構成は、大きく分けて次の3つではないでしょうか。

  1. 前提ルール
  2. 見積り項目
  3. 備考・補足

この中で、まず注目すべきは、前提条件です。
「私たちはこのルールで費用を見積もっていますよ。」をいう内容が書かれています。

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❶見積りNo・日付

日付と見積り番号は基本的に一番上に書かれています。見積りは1発で通ることは稀なので、いつ出したものか、何番目に出したものかがわかる必要があります。日付に関しては、別枠の「見積り期限」とも連動している場合があるため、必ず記載を確認しましょう。

❷請負企業

見積りには提出した会社の名前、住所、電話番号、URL、メールアドレスなどが記載されています。また、会社名や住所にかかるようにして、会社の社版が押してあるはずです。この社版が押していないものは無効となる場合もあります。(角版でも可)

❸支払い条件

この仕事が決まった際、完了した際にどのように支払いを希望するかが書かれています。大掛かりな案件の場合や、初めてのお取引の場合は着手金や前受金を頂戴するケースもあります。また制作会社の場合は納品月の翌月末日払い、翌々月10日払、翌々月末日払いなど、支払い期日を条件として加えてある必要があります。ここはよく議論に上がる箇所なので、必ずチェックし、お互いの折り合いのつく指定で入れることがベストです。

❹契約期間

この見積りの業務をどの期間で行うかという期日です。これを過ぎると追加費用がかかる場合もあったり、納期として必ず守るべき日時が書いてあることが多いです。

見積り期限・納品場所・担当者

そのほか、見積り期限を設けている場合には、記入があります。見積り金額を期間限定で値引きしている場合などには、この期日までこの値引きが有効ですよ。という条件として記載されていることがあるので注意してチェックしましょう。また、誰が担当者なのか、納品形式はどのように行うのかなども、検討が数ヶ月後までに及ぶ場合は効力に影響がありますので確認しておきましょう。

2、作業内容とボリュームを理解する[見積り項目]

次に具体的な内容を知るための、見積り項目に話を移しましょう。

ここが一番重要だという方もいますが、私はここでチェックすべきは、「伝えた内容がちゃんと見積もられているか。」ということだと思います。もし金額がしっかり出せなかったとしても項目はしっかり出してあるとか、ページ数はしっかり算出してあるとか、ジャンルだけでもきっちり出してあるとかですね。

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❺見積り項目

見積り項目は、大見出し、小見出しのように分かれているとわかりやすいですね。この例でいうと、「サイト運営代行」「店舗紹介ページ作成」が大見出しです。たくさんの業務を受ける場合は「プランニング」「デザイン」「コーディング・組み込み」「システム開発」などという項目で分けることもあります。

ここで大事なポイントは、パッと見たときに、依頼した内容が網羅されているか、作業だけではなく、プランニングや素材集めなど、制作に必要な補助作業も見積もられているかです。

進行管理をしてくれない制作会社はいないと思いますが、プランニングが入っていないことで、アイデアは全て依頼者が出さなければならないという場合もあります。もしプランニングという項目がなければ「アイデア出しって制作業務に含まれていますか?」と聞いていただき、有無を確認しましょう。

❻単位

見積り項目とセットで確認したいのが「単位」です。式・日・個・ページ・時間・ヶ月・%・商品・枚・本・種類・件などがあります。「ー式」などと書かれてる場合は、どこまでの範囲が含まれるのかを簡単にでも確認すると良いと思います。また「ページ」の場合は、ページの長さも確認すると良いでしょう。

❼品名の記述

見積り項目の内容は、なるべくわかりやすい言葉で書いてあることが望ましいですね。ページ名や制作物の名称が書いてあり、含まれない内容や含まれる内容まで入っているとわかりやすいです。例えば、「会社概要デザイン(スマホあり)」と書かれている場合は、スマートフォンページのデザイン費用も含まれているのだな。と理解できるからです。別項目になっていない場合は、そういった点も質問をすると良いでしょう。

金額の記載

見積りとして上がってきている金額はおそらく提出している会社の決まりによって金額が算出されています。弊社の場合は、デザイナーの1工数を4375円と計算して1日ほどの工数で仕上げることができる作業の場合は35000円としています。ただ、工数と書いて理解して頂くのは難しいため、それらの計算をした上で、1ページ、1式などで記載しています。

さらには、お客様に理解をしていただきやすくするために、プランニング費用¥100,000などの書き方は極力避け、サイト調査費用・サイト構成作成・ディレクトリマップ作成など細かく内容を記載して記入するようにしています。どんな内容が含まれるのか、ここでもチェックすると良いと思います。

3、細部までしっかりフォローできる[備考・補足]

最後に、一番下のエリア「料金合計」「備考・補足」です。
ここは、一番気を使い、細かく記載する箇所となっています。
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❽消費税・ディレクション費・総合計

見積り項目として出した金額を全て合計し、最終的に消費税やディレクション費をプラスしたものが総合計に記載される金額となります。ケアレスミスとして計算式が間違っていることがあるので、必ず電卓で叩いてみて間違いがないか見ましょう。

値引きを行う場合はこの総合計から「出精値引」「端数値引」などの項目を使ってキリの良い金額にすることもあります。

❾備考・補足

へノブファクトリーで一番気をつけているのが、❾の備考・補足内容です。赤字で記載したのは、フォーマットではなくこのクライアントのみの特別ルールなどを配置しています。次に、※の繰り返しで、この見積りの特徴を細かく記載しています。含まれる内容、含まれない内容を区分してわかりやすく記載されている場合は良いですが、重要だと思う点が記載されていない場合は、補足を入れてもらうようにしましょう。また、備考で「別途見積りになる場合があります」という内容を見かけた場合は、その内容がイレギュラーなことなのか、良くあることなのか確認しましょう。弊社の場合はほとんどイレギュラーなケースが多いので見積りの範囲で収まることが多いです。

ベストなのは[概算見積り]からの[詳細見積り]

見積もり項目、なんとなく理解できましたでしょうか。

まとめとして、見積もりを依頼するときのコツをお伝えします。

皆さんは、稟議にかけられるレベルの見積もりを1つやり取りするのにどのぐらいの時間がかかるかわかりますか?

依頼者に見積もり内容をヒアリングをして、項目を切り出し、含める内容、含めない内容を決めるのですが、この段階で決まっていないことが多かったり、調べながら出すことも多いので、しっかりした見積もりを作るために1週間ほどの時間がかかるケースもあります。

しかしながら、そんなに細かい見積もりが不要な場合も多く、しっかり出してみたけれど、ここまでの予算は難しい。この機能は必要なかったなど、依頼者との気持ちを合わせるのが難しい場合もあります。

ですので、私がお勧めする見積りの出し方は2段階方式です。
ベストなのは[概算見積り]をサクッと出し、おおよそズレがなければ[詳細見積り]を出すこと。

例えば理想とするネットショップをイチから作るのに、50万円なのか100万円なのか、はたまた500万円なのか、見当がつかないという時に、詳細見積もりを出してもらうのはあまり意味がないと思っています。まずはざっくり見積もりとして、相場観を含めた概算見積もりを出してもらいましょう。

その上で、予算として検討できそうなラインであれば
詳しい情報を付け加えたり差し引いたりして、正しい詳細見積もりを作る。

これが、お客様にも制作会社のためにも、ありがたいフローなのではと思っています。

簡単に見積もりが作れる機能を作りました!

ということで、見積もりに興味のある皆さまにお知らせです。(宣伝だよ)

ウェブサイトを作ったり、運営したり、コンテンツを作るなど、会社でなんらかの見積もりが必要になったら、弊社のツールをご活用ください。サクッと見積れるチェックシートを作りました!パチパチ!その名も「チェックするだけ簡単見積もり サービス無料見積もりチェックシート」です。

使い方は簡単。

  • チェックシートの中で、必要な項目をチェックする
  • 会社名、担当者名、メールアドレスなどを入力する
  • 備考欄にこの見積もりを出した理由や補足を記載する
  • 送信ボタンを押す
  • メールで概算見積もりが届く
  • 詳細見積もりが必要であれば、へノブファクトリーに依頼する

という流れです。

消費税の計算やディレクション費も必要な時はしっかり含まれます。
まずは一度、お試しください。きっと便利に活用頂けると思いますヨ。

estimate

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株式会社へノブファクトリー|代表取締役
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